Kenali Lebih Jauh Apa Itu Event Planner Dalam Dunia Bisnis

event planner

Dalam dunia bisnis biasanya diadakan berbagai macam event untuk menarik perhatian calon konsumen dan disinilah peran penting event planner atau pengatur acara yang merupakan individu ataupun tim yang bertanggung jawab dalam merencanakan event sampai event tersebut digelar. Pengatur acara memiliki tanggung jawab yang besar untuk mengatur jalannya acara mulai dari perencanaan awal hingga sampai selesai acara

Apa saja tugas event planner?

Pengatur acara baik individu maupun tim memiliki tugas yang umumnya sama yaitu untuk merencanakan dan mengatur terselenggaranya acara yang diminta klien. Untuk event yang diadakan sebuah perusahaan atau brand tertentu, biasanya event yang diselenggarakan memiliki tujuan promosi untuk meningkatkan brand awareness calon konsumen. Dan berikut beberapa tugas pengatur acara:

Mendengarkan apa yang menjadi keinginan klien

Setiap klien tentunya memiliki gambaran tersendiri akan acara yang ingin diselenggarakan, terlebih jika acara tersebut atas nama perusahaan atau brand. Sudah pasti acara yang diadakan harus melalui proses perencanaan yang matang. Disinilah tugas pengatur acara untuk mendengarkan dan memahami apa yang menjadi keinginan klien.

Ngaku Pecinta Desain Otomotif? Ikuti Virtual Event Samurai Paint 2022

Merencanakan event dengan seksama

Ketika jenis event sudah jelas maka selanjutnya event planner harus merencanakan setidaknya secara garis besar kebutuhan acara. Misalnya saja hal-hal mencakup durasi, lokasi, dan estimasi biaya yang dibutuhkan.

Melakukan riset

Pengatur acara juga harus melakukan riset untuk menentukan jasa apa saja yang akan dibutuhkan mulai dari lokasi, catering, sound system, dan lain-lain. Biasanya, event planner memiliki koneksi yang cukup luas dan sudah menjalin kerjasama dengan berbagai vendor profesional.

Melakukan penawaran harga dengan vendor

Hal ini juga menjadi tugas event planner karena biasanya biaya atau anggaran sudah ditentukan dari awal bersama klien. Sehingga pengatur acara tinggal mencari vendor yang menawarkan harga jasa pada rentang harga yang sesuai anggaran, dan kalau kurang sesuai, disinilah proses negosiasi dan penawaran dilakukan

Observasi lapangan dan menyediakan kebutuhan acara

Hal ini juga menjadi tugas event planner karena biasanya biaya atau anggaran sudah ditentukan dari awal bersama klien. Sehingga pengatur acara tinggal mencari vendor yang menawarkan harga jasa pada rentang harga yang sesuai anggaran, dan kalau kurang sesuai, disinilah proses negosiasi dan penawaran dilakukan.

Mengawasi kegiatan

Selama acara berlangsung, pengatur acara bertugas untuk mengawasi agar acara berjalan dengan lancar sesuai rencana. Dengan begitu, planner juga bisa membuat laporan evaluasi yang objektif untuk pasca acara nantinya

Perlukah menggunakan jasa event planner?

tidak semua perusahaan memiliki tim khusus pengatur acara dan menggunakan jasa event planner profesional biasanya menjadi pilihan yang lebih efisien. Event planner profesional mengetahui apa yang harus dilakukan tanpa banyak arahan sehingga acara bisa direncanakan dan diselenggarakan dengan lebih cepat dan sesuai dengan yang diharapkan.

Recommended Posts